Bedienungsanleitung
Priority Pilot
Dokumentation
1. Was ist Priority Pilot?
Priority Pilot ist ein schlankes CRM-System für Coaches, Berater und Freelancer. Es beantwortet jeden Morgen eine einzige Frage: Wen kontaktierst du heute?
Das System berechnet automatisch für jeden Kontakt eine Priorität (1-10), eine Temperatur (Cold / Warm / Hot) und einen Park-Status. Du musst nichts manuell sortieren oder überlegen. Du öffnest die App und weißt sofort, wer dran ist.
2. Registrierung & Onboarding
Registrierung
- Gehe auf app.priority-pilot.com/signup
- E-Mail-Adresse und Passwort eingeben
- Bestätigungsmail öffnen und Link klicken
- Du landest automatisch im Dashboard
Die 30-tägige Testphase startet sofort. Keine Kreditkarte nötig.
Onboarding-Tour
Beim ersten Login erscheint automatisch eine geführte Tour durch die wichtigsten Bereiche der App. Du kannst sie jederzeit überspringen oder abbrechen.
Branchenanpassung
In den Einstellungen kannst du deine Branche auswählen (z.B. Coaching, Immobilien). Die App passt dann Bezeichnungen wie "Lead", "Kontakt" oder "Interessent" an deine Sprache an.
3. Dashboard
Das Dashboard ist der Startpunkt nach dem Login.
Statistik-Karten
| Karte | Bedeutung |
|---|---|
| Pipeline | Summe der Umsatzpotenziale aller offenen Kontakte |
| Kein Kontakt 7+ Tage | Kontakte, bei denen das Aktionsdatum mehr als 7 Tage in der Vergangenheit liegt |
| Heute gebucht | Neue Leads und Folgetermine, die heute über Calendly gebucht wurden |
Wertnachweis (ValueProof)
Unterhalb der Statistiken zeigt die App, was sie diesen Monat konkret geleistet hat: wie viele Kontakte bearbeitet wurden, wie hoch das Umsatzpotenzial ist und wie viele Follow-ups rechtzeitig stattgefunden haben.
4. Priority Board
Das Priority Board zeigt alle deine Kontakte in einer Tabelle, sortiert nach Priorität (höchste zuerst).
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Status | Open / In Progress / Follow Up / Paused / Completed |
| Temperatur | Cold ❄️ / Warm ☀️ / Hot 🔥 |
| Priorität | Balkenanzeige 1-10 |
| Nächste Aktion | Datum des nächsten geplanten Kontakts |
| Park Status | Automatisch berechneter Handlungsstatus |
Den Status eines Kontakts kannst du direkt in der Tabelle per Dropdown ändern, ohne die Detailseite zu öffnen.
5. Lead anlegen
Erreichbar über: Dashboard "Neuer Kontakt" oder direkt /leads/new
Pflichtfelder
- Name des Kontakts
Wichtige optionale Felder
| Feld | Hinweis |
|---|---|
| Umsatzpotenzial (€) | Grundlage für die Prioritätsberechnung |
| Nächstes Aktionsdatum | Ab diesem Datum erscheint der Lead im Daily Focus |
| Geplanter Projektstart | Projektstartdatum |
| Erinnerungsintervall (Tage) | Automatische Wiedervorlage nach X Tagen |
6. Lead-Detailseite
Die Detailseite ist das Herzstück jedes Kontakts. Alle Informationen, Aufgaben, Rechnungen und Notizen befinden sich hier an einem Ort.
To-Dos
Schnelle Aufgabenliste direkt beim Kontakt. Text eingeben, Enter drücken oder "+" klicken. Abhaken mit dem Kreis-Symbol links.
Tickets Pro
Detailliertere Aufgaben mit Status (Open / In Progress / Done), Priorität und Fälligkeitsdatum.
Rechnungen Pro
- Auf "Neue Rechnung" klicken
- Positionen eingeben: Beschreibung, Menge, Einzelpreis
- Fälligkeitsdatum optional ausfüllen
- "Rechnung speichern" - PDF ist sofort abrufbar
Aktivitäten
Jede Kontaktaufnahme kann als Aktivität erfasst werden: Anruf, E-Mail oder Meeting. Das Feld "Letzter Kontakt" wird dabei automatisch aktualisiert.
7. Daily Focus
Der Daily Focus zeigt dir täglich, welche Kontakte heute Priorität haben. Kein Sortieren, kein Nachdenken.
Welche Leads erscheinen hier?
- Aktionsdatum ist heute oder in der Vergangenheit
- Projektstart ist heute
- Lead wurde manuell über den Stern-Button aktiviert
Kontakt abhaken
Mit dem Kreis-Symbol links neben dem Namen markierst du einen Kontakt als "heute erledigt". Abgehakte Kontakte bleiben sichtbar und rutschen nach unten. Das Abhaken hat keinen Einfluss auf die Datenbank, es ist nur ein tagesgebundener visueller Status.
8. Reporting Pro
Das Reporting zeigt aggregierte Kennzahlen über Kontakte und Einnahmen. Zeitraum wählbar: letzte 3 / 6 / 12 Monate.
| KPI | Bedeutung |
|---|---|
| Kontakte gesamt | Alle Leads im gewählten Zeitraum |
| Abgeschlossen | Leads mit Status "Completed" |
| Conversion Rate | Anteil abgeschlossener Leads (Ziel: ab 50 %) |
| Umsatzpotenzial | Summe der Revenue-Felder aller Leads |
9. Einstellungen
Unternehmensprofil
Firmenname, Adresse, Steuernummer, IBAN, Standard-Steuersatz. Diese Daten erscheinen auf Rechnungen.
Schwellenwerte
| Feld | Standard |
|---|---|
| Cold bis (€) | bis 2.499 € |
| Warm bis (€) | bis 5.499 € |
| Hot ab (€) | ab 5.500 € |
Diese Werte fließen direkt in die Prioritäts- und Temperaturberechnung ein.
Calendly-Integration Premium
Trage deinen Calendly API-Token ein. Neue Buchungen werden automatisch alle 5 Minuten synchronisiert und als Leads angelegt oder als Folgetermine verknüpft.
10. Import & Export
Import aus Excel / CSV Pro
- Datei hochladen (per Drag & Drop oder Auswahl)
- Spalten zuordnen (wird automatisch vorgeschlagen)
- Vorschau prüfen und "Importieren" klicken
Unterstützte Formate: .csv, .xlsx, .xls
Export als CSV Premium
Exportiert alle aktiven Kontakte als .csv-Datei (UTF-8-BOM, Excel-kompatibel).
Export Rechnungen als ZIP Premium
Alle Rechnungen als individuelle PDFs, verpackt in einer ZIP-Datei.
11. Wie wird die Priorität berechnet?
Priorität v1 (Starter & Pro)
Basiert ausschließlich auf dem Umsatzpotenzial des Leads auf einer Skala von 1-10.
| Umsatz | Priorität |
|---|---|
| Sehr hoch (Hot, oberes Drittel) | 9-10 |
| Hoch (Hot) | 7-8 |
| Mittel (Warm) | 4-6 |
| Niedrig (Cold) | 1-3 |
Priorität v2 Premium
| Faktor | Einfluss |
|---|---|
| Umsatzpotenzial | Basispriorität aus v1 |
| Abschlussrate | Über 50 %: +30 % / Unter 25 %: -20 % |
| Terminstatus | Heute/überfällig: +50 % / Diese Woche: +20 % |
| Letzter Kontakt | 14+ Tage kein Kontakt: +50 % / Heute: -30 % |
| Follow-Up Fälligkeit | Überfällig: +40 % / Heute: +30 % |
Park Status
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| 🎯 Heute kontaktieren | Aktionsdatum ist heute |
| 🚨 Überfällig | Aktionsdatum ist vergangen |
| 📅 In X Tagen kontaktieren | Aktionsdatum in der Zukunft |
| 🚀 Projekt startet heute | Projektstart ist heute |
| 🔔 Sofort reaktivieren | Hohe Priorität, längere Pause |
| ✅ Pausiert | Lead bewusst pausiert |
12. Pläne & Funktionsumfang
| Funktion | Trial | Starter | Pro | Premium |
|---|---|---|---|---|
| Preis | kostenlos | 19 €/Mo. | 29 €/Mo. | 49 €/Mo. |
| Kontakte | unbegrenzt | bis 30 | unbegrenzt | unbegrenzt |
| Priorität & Daily Focus | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Rechnungen & PDF | ✓ | ✗ | ✓ | ✓ |
| To-Dos & Tickets | ✓ | ✗ | ✓ | ✓ |
| Import aus Excel/CSV | ✗ | ✗ | ✓ | ✓ |
| Datenexport (CSV + ZIP) | ✗ | ✗ | ✗ | ✓ |
| Priorität v2 | ✗ | ✗ | ✗ | ✓ |
| Calendly-Integration | ✗ | ✗ | ✗ | ✓ |