Bedienungsanleitung
Priority Pilot
Dokumentation
1. Was ist Priority Pilot?
Priority Pilot ist ein schlankes CRM-System für Coaches, Berater und Freelancer. Es beantwortet jeden Morgen eine einzige Frage: Wen kontaktierst du heute?
Das System berechnet automatisch für jeden Kontakt eine Priorität (1-10), eine Temperatur (Cold / Warm / Hot) und einen Park-Status. Du musst nichts manuell sortieren oder überlegen. Du öffnest die App und weißt sofort, wer dran ist.
2. Registrierung & Onboarding
Registrierung
- Gehe auf app.priority-pilot.com/signup
- E-Mail-Adresse und Passwort eingeben
- Bestätigungsmail öffnen und Link klicken
- Du landest automatisch im Dashboard
Die 30-tägige Testphase startet sofort. Keine Kreditkarte nötig.
Onboarding-Tour
Beim ersten Login erscheint automatisch eine geführte Tour durch die wichtigsten Bereiche der App. Du kannst sie jederzeit überspringen oder abbrechen.
Branchenanpassung
In den Einstellungen kannst du deine Branche auswählen (z.B. Coaching, Immobilien). Die App passt dann Bezeichnungen wie "Lead", "Kontakt" oder "Interessent" an deine Sprache an.
3. Dashboard
Das Dashboard ist der Startpunkt nach dem Login.
Statistik-Karten
| Karte | Bedeutung |
|---|---|
| Pipeline | Summe der Umsatzpotenziale aller offenen Kontakte |
| Kein Kontakt 7+ Tage | Kontakte, bei denen das Aktionsdatum mehr als 7 Tage in der Vergangenheit liegt |
| Heute gebucht | Neue Leads und Folgetermine, die heute über Calendly gebucht wurden |
Wertnachweis (ValueProof)
Unterhalb der Statistiken zeigt die App, was sie diesen Monat konkret geleistet hat: wie viele Kontakte bearbeitet wurden, wie hoch das Umsatzpotenzial ist und wie viele Follow-ups rechtzeitig stattgefunden haben.
4. Priority Board
Das Priority Board zeigt alle deine Kontakte in einer Tabelle, sortiert nach Priorität (höchste zuerst).
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Status | Open / In Progress / Follow Up / Paused / Completed |
| Temperatur | Cold ❄️ / Warm ☀️ / Hot 🔥 |
| Priorität | Balkenanzeige 1-10 |
| Nächste Aktion | Datum des nächsten geplanten Kontakts |
| Park Status | Automatisch berechneter Handlungsstatus |
Den Status eines Kontakts kannst du direkt in der Tabelle per Dropdown ändern, ohne die Detailseite zu öffnen.
5. Lead anlegen
Erreichbar über: Dashboard "Neuer Kontakt" oder direkt /leads/new
Pflichtfelder
- Name des Kontakts
Wichtige optionale Felder
| Feld | Hinweis |
|---|---|
| Umsatzpotenzial (€) | Grundlage für die Prioritätsberechnung |
| Nächstes Aktionsdatum | Ab diesem Datum erscheint der Lead im Daily Focus |
| Geplanter Projektstart | Projektstartdatum |
| Erinnerungsintervall (Tage) | Automatische Wiedervorlage nach X Tagen |
6. Lead-Detailseite
Die Detailseite ist das Herzstück jedes Kontakts. Alle Informationen, Aufgaben, Rechnungen und Notizen befinden sich hier an einem Ort.
To-Dos
Schnelle Aufgabenliste direkt beim Kontakt. Text eingeben, Enter drücken oder "+" klicken. Abhaken mit dem Kreis-Symbol links.
Tickets Pro
Detailliertere Aufgaben mit Status (Open / In Progress / Done), Priorität und Fälligkeitsdatum.
Rechnungen Pro
- Auf "Neue Rechnung" klicken
- Je Position eingeben: Leistung, Anzahl, Einheit und Preis pro Einheit
- Fälligkeitsdatum prüfen, es ist aus deinem Zahlungsziel vorbelegt
- "Rechnung speichern", das PDF ist sofort abrufbar
Die Einheit beantwortet die Frage "eins was?", also etwa Std., Tage, Stk. oder Pauschal. Lässt du sie leer, setzt Priority Pilot den für deine Branche üblichen Wert ein.
Das PDF folgt dem deutschen Standardaufbau: Anschriftenfeld mit Absenderzeile, Kontaktblock, Rechnungsdaten mit Rechnungs- und Kunden-Nr., Positionstabelle, Steuerzeile, Gesamtbetrag, Leistungsdatum, Zahlungsbedingung sowie Firmen- und Bankangaben in der Fußzeile. Die Kunden-Nr. wird beim ersten Rechnungslauf automatisch vergeben und bleibt danach am Kontakt.
Anschreiben aus Vorlagen Pro
Aus hinterlegten Dokumentvorlagen erzeugst du Briefe als PDF, etwa Begrüßungs- oder Mahnschreiben. Vorlage auswählen, Text bei Bedarf anpassen, herunterladen. Kopf- und Fußbereich sind identisch zur Rechnung.
Beim Einsetzen werden Platzhalter automatisch ersetzt:
| Platzhalter | Wird ersetzt durch |
|---|---|
{{anrede}} | Vollständige Anredezeile, z.B. "Sehr geehrter Herr Mustermann" |
{{lead_name}} | Vollständiger Name des Kontakts |
{{nachname}} | Nur der Nachname |
{{address}} | Anschrift des Kontakts |
{{date}} | Heutiges Datum |
{{company_name}}, {{owner_name}} | Deine Firmen- und Inhaberangaben |
Die Anrede steuerst du über das Feld Anrede neben dem Namen des Kontakts. Ohne Angabe wird neutral gegrüßt ("Guten Tag Max Mustermann"), statt ein Geschlecht zu raten.
{{anrede}} behandelt. Du musst deine Vorlagen nicht nachpflegen.Aktivitäten
Jede Kontaktaufnahme kann als Aktivität erfasst werden: Anruf, E-Mail oder Meeting. Klicks auf das E-Mail-, Telefon- oder WhatsApp-Symbol werden automatisch protokolliert.
Aktivitäten sind wichtiger, als sie aussehen: Sie bestimmen den "letzten Kontakt" und fließen damit in die Smart Ranking Engine sowie in die 14-Tage-Erinnerung ein.
7. Daily Focus
Der Daily Focus zeigt dir täglich, welche Kontakte heute Priorität haben. Kein Sortieren, kein Nachdenken.
Welche Leads erscheinen hier?
- Aktionsdatum ist heute oder in der Vergangenheit
- Projektstart ist heute
- Lead wurde manuell über den Stern-Button aktiviert
Kontakt abhaken
Mit dem Kreis-Symbol links neben dem Namen markierst du einen Kontakt als "heute erledigt". Abgehakte Kontakte bleiben sichtbar und rutschen nach unten. Das Abhaken hat keinen Einfluss auf die Datenbank, es ist nur ein tagesgebundener visueller Status.
8. Reporting Pro
Das Reporting zeigt aggregierte Kennzahlen über Kontakte und Einnahmen. Zeitraum wählbar: letzte 3 / 6 / 12 Monate.
| KPI | Bedeutung |
|---|---|
| Kontakte gesamt | Alle Leads im gewählten Zeitraum |
| Abgeschlossen | Leads mit Status "Completed" |
| Conversion Rate | Anteil abgeschlossener Leads (Ziel: ab 50 %) |
| Umsatzpotenzial | Summe der Revenue-Felder aller Leads |
9. Einstellungen
Unternehmensprofil
Diese Daten erscheinen auf Rechnungen und Anschreiben. Je vollständiger sie hinterlegt sind, desto vollständiger sieht der Briefkopf aus.
| Feld | Erscheint |
|---|---|
| Firmenname, Inhaber:in, Adresse | Absenderzeile, Kontaktblock, Fußzeile |
| Telefon, Mobil, Fax | Kontaktblock rechts, Fußzeile |
| E-Mail, Website | Kontaktblock, Fußzeile |
| USt-IdNr. | Fußzeile |
| Bank, IBAN, BIC | Fußzeile |
| Zahlungsziel (Tage) | Vorbelegung des Fälligkeitsdatums neuer Rechnungen |
| Standard-MwSt. (%) | Vorbelegung des Steuersatzes |
| Firmenlogo Premium | oben rechts auf Rechnungen und Anschreiben |
Schwellenwerte
| Feld | Standard |
|---|---|
| Cold bis (€) | bis 2.499 € |
| Warm bis (€) | bis 5.499 € |
| Hot ab (€) | ab 5.500 € |
Diese Werte fließen direkt in die Prioritäts- und Temperaturberechnung ein.
Calendly-Integration Premium
Trage deinen Calendly API-Token ein. Neue Buchungen werden automatisch übernommen: entweder sofort per Webhook, sonst spätestens beim täglichen Abgleich am Morgen. Unbekannte Personen werden als neuer Kontakt angelegt, bereits vorhandene bekommen den Termin als Folgetermin eingetragen. Die Zuordnung erfolgt über die E-Mail-Adresse.
10. Import & Export
Import aus Excel / CSV ab Starter
- Datei hochladen (per Drag & Drop oder Auswahl)
- Spalten zuordnen (wird automatisch vorgeschlagen)
- Vorschau prüfen und "Importieren" klicken
Unterstützte Formate: .csv, .xlsx, .xls
Export als CSV Premium
Exportiert alle aktiven Kontakte als .csv-Datei (UTF-8-BOM, Excel-kompatibel).
Export Rechnungen als ZIP Premium
Alle Rechnungen als individuelle PDFs, verpackt in einer ZIP-Datei.
11. Wie wird die Priorität berechnet?
Einfache Priorität (Starter & Pro)
Basiert ausschließlich auf dem Umsatzpotenzial des Leads auf einer Skala von 1-10.
| Umsatz | Priorität |
|---|---|
| Sehr hoch (Hot, oberes Drittel) | 9-10 |
| Hoch (Hot) | 7-8 |
| Mittel (Warm) | 4-6 |
| Niedrig (Cold) | 1-3 |
Smart Ranking Engine Premium
Die einfache Priorität sagt nur, wie viel ein Kontakt wert ist. Die Smart Ranking Engine beantwortet die eigentliche Frage: Wen solltest du heute anrufen? Dafür bewertet sie drei Dinge gleichzeitig.
| Kriterium | Was es bedeutet |
|---|---|
| Auftragswert | Wie viel bei diesem Kontakt auf dem Spiel steht. Deine eigenen Schwellenwerte aus den Einstellungen fließen hier ein. |
| Terminlage | Wie dringend der nächste Schritt ist. Am stärksten wirken überfällige und heutige Termine, danach die laufende Woche. |
| Zeit seit dem letzten Kontakt | Wie lange jemand nichts von dir gehört hat. Je länger die Funkstille, desto weiter oben. Wer heute schon kontaktiert wurde, rutscht nach unten. |
Was die Engine besonders macht
Ein Kontakt ohne geplanten nächsten Schritt gilt als dringend. Das ist der Fall, der in jedem CRM untergeht: großer Kontakt, seit Wochen nichts gehört, und niemand hat entschieden, wie es weitergeht. Die Engine stuft ihn höher ein als einen Kontakt, dessen Termin in sechs Wochen sauber im Kalender steht.
Kein einzelnes Kriterium gewinnt allein. Ein kleiner Auftrag mit Termin morgen und drei Wochen Funkstille landet vor einem großen Auftrag, bei dem alles geplant und frisch besprochen ist. Genau das unterscheidet eine Rangfolge von einer Sortierung nach Umsatz.
Die Bewertung ist nachvollziehbar. Zu jedem Kontakt lässt sich sagen, warum er dort steht, etwa „hoher Auftragswert, Termin überfällig, seit 21 Tagen kein Kontakt". Kein undurchsichtiges Punktesystem.
Park Status
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| 🎯 Heute kontaktieren | Aktionsdatum ist heute |
| 🚨 Überfällig | Aktionsdatum ist vergangen |
| 📅 In X Tagen kontaktieren | Aktionsdatum in der Zukunft |
| 🚀 Projekt startet heute | Projektstart ist heute |
| 🔔 Sofort reaktivieren | Hohe Priorität, längere Pause |
| ✅ Pausiert | Lead bewusst pausiert |
12. Pläne & Funktionsumfang
| Funktion | Trial | Starter | Pro | Premium |
|---|---|---|---|---|
| Preis | kostenlos | 19 €/Mo. | 29 €/Mo. | 49 €/Mo. |
| Kontakte | unbegrenzt | bis 30 | unbegrenzt | unbegrenzt |
| Priorität & Daily Focus | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Rechnungen & PDF | ✓ | ✗ | ✓ | ✓ |
| To-Dos & Tickets | ✓ | ✗ | ✓ | ✓ |
| Import aus Excel/CSV | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Datenexport (CSV + ZIP) | ✗ | ✗ | ✗ | ✓ |
| Smart Ranking Engine | ✓ | ✗ | ✗ | ✓ |
| Calendly-Integration | ✓ | ✗ | ✗ | ✓ |